Modules du programme
Utilisations possibles d'Heliodor FEC classées par grandes catégories
Toutes les fonctionnalités d'Heliodor sont disponibles.
D'autres sont ajoutées au-delà de l'importation du fichier FEC pour en exploiter les données :
Mises en forme du FEC
Le fichier FEC peut être mis sous forme de tableau structuré, pour faciliter les manipulations de données et les analyses.
Des segments (filtres) sont ajoutés automatiquement au-dessus du tableau, pour les filtrages.
Le FEC horizontalisé simplifié est une présentation de toutes les écritures sur une ligne, avec des montants classés par racine de comptes, à deux chiffres
significatifs. Un segment spécial liste toutes les racines de comptes, et sélectionne toutes les écritures concernées par ces comptes (ex. 10, 11, 12, 16, 21 etc.)
Comme la feuille FEC, la feuille FEC horizontalisé simplifié peut être mise en forme de tableau, avec des segments automatiques.
Les lignes et données sélectionnées lors d'un filtrage sont enregistrables facilement par une fonction de sauvegarde automatisée,
soit dans une nouvelle feuille du même classeur Excel, soit dans un nouveau classeur Excel.
Un filtre avancé, créé dans un onglet spécifique, est utilisable avec les mêmes options de sauvegarde de filtrage.
Contrôle de la comptabilité avec les FEC
Des contrôles comptables usuels sont disponibles. ils permettent de simplifier les travaux d'arrêté des comptes, et sont une source d'information
pour l'audit.
Exemples de contrôles : détection d'écritures passées en double, récapitulatif des écritures d'inventaire, soldes en comptes d'attente, recherche
d'anomalies potentielles, montant de TVA dans chaque écriture, balances âgées...
Des tests d'altérations comptables sont aussi prévus : il s'agit sutout de détecter la présence éventuelle de fraudes à l'aide d'une batterie de tests variés,
qui se basent sur plusieurs FEC.
Toujours avec le téléchargement des fichiers FEC (de un à cinq) une recherche des modifications artificielles qui auraient pu intervenir grâce à l'utilisation
frauduleuse de l'IA est prévue. Un diagnostic sur le niveau de risque d'une telle falsification, ou même d'une constrution de toute pièce de la comptabilité,
est fourni.
Éditions comptables dans Excel
Pouvoir disposer dans un même classeur Excel, et d'un seul clic, de toutes les éditions comptables : grands livres généraux et
auxiliaires, balances et journaux, est pratique et fait gagner du temps.
La mise en page simplifiée rend la lecture des comptes assez facile. Avec l'outil de recherche / extraction décrit ci-après,
la recherche d'informations ou d'écritures dans ces éditions est rapide, ainsi que la sauvegarde des données.
Les montants sont présentés de deux manières possibles : montants signés ou montants débit-crédit sur deux colonnes. Des liens permettent
de naviguer entre les comptes des balances et des grands livres, et entre les comptes des grands livres et des grands livres non lettrés.
Il est également possible d'éditer les journaux centralisés / le journal général, de vérifier le lettrage des comptes auxiliaires, et de calculer les
jours de retard dans les comptes clients et fournisseurs.
Présentation de la comptabilité sous forme d'écritures-lignes (ou écritures monolignes)
C'est une variante de la présentation du FEC horizontalisé simplifié, avec cette fois le détail de tous les comptes utilisés dans une écriture.
Chaque écriture apparaît sur une seule ligne, qui comprend des informations comme la date, le numéro de pièce, le journal, le numéro d'écriture, le lettrage.
Les montants, sous forme signée (débit = +, crédit = -), apparaissent dans différentes colonnes avec une colonne pour chaque compte, le total des colonnes étant logiquement de 0.
Deux colonnes sont ajoutées avec le montant et le taux de la TVA, qui deviennent lisibles en clair.
Les filtrages sont facilités par cette présentation, et par leur sauvegarde, on extrait les écritures que l'on souhaite, en format monolignes ou en format traditionnel.
Il est possible d'éditer des écritures monolignes seulement pour certains journaux.
Tests analytiques avec des tableaux croisés dynamiques
Différents états sont produits via des TCD. La sélection d'un montant dans les TCD puis un clic sur une fonction spécifique, appellent les écritures
ou lignes d'écritures qui composent ces montants. Tous les montants sont donc traçables.
Dans la liste des états analytiques disponibles figurent :
- balances générales, balances mensuelles, balances auxiliaires
- analyses mensuelles par journaux et par comptes, comptes classés en fonction de leur part dans les totaux
- évolutions des montants par poste
- tableaux des fréquences par date de pièce, par montant, par compte et compte auxiliaire
- analyse du FEC selon la loi de Benford, avec un et deux chiffres significatifs, possibilité de remonter à l'ensemble des écritures à partir de la liste de tous les
nombres à deux chiffres.
Contrôles spécifiques anti-fraude et intervention cachée d'une IA
- Recherche de fraudes : différents tests sont effectués sur les FEC pour évaluer le degré de fiabilité d’une comptabilité.
Les tests comprennent en particulier l'utilisation de modèles mathématiques-statistisques comme Beneish et Dechow,
de la loi de Benford, recherche de la concentration des écritures en fin d’exercice, de la présence de montants ronds ou de factures enregistrées ou émises deux fois ou
de factures réglées ou encaissées deux fois, des délais entre date d'écriture et date de validation, des écritures atypiques et des couples de comptes rares
dans les écritures.
- Recherche d'indices d'utilisation d'une IA pour modifier ou "fabriquer" une comptabilité.
Une soixantaine de tests automatiques sont pratiqués sur les FEC pour aboutir à une note de 1 à 10 sur la probabilité qu'une IA est bien intervenue dans
l'établissement d'une comptabilité. Un diagnostic avec les élements rassurants, les points à surveiller, les anomalies est fourni ainsi que les résultats
détaillés des tests. Une quarantaine de tests supplémentaires, à la demande, sont aussi proposés pour affiner l'opinion qui ressort du premier examen.